Na mijn afstuderen op het gebied van Verbeteren van SAP gebruik door gebruikersparticipatie en betrokkenheid kwam ik als consultant terecht in het Den Helder Showcase team bij Shell. Na de installatie van een nieuwe versie van het SAP systeem bleef het gebruik van het systeem significant achter.
De business unit manager, Robbert de Weijer wilde liever op één plek goed beginnen dan op meerdere plekken half. Als locatie werd de Den Helder gasplant gekozen. Daar waar het gas van offshore binnenkomt en wordt verwerkt.
We startten hier met een aantal interviews. Een van de bevindingen was dat het nodig was om e-mails te sturen om te zorgen dat dingen gebeurden. Het ging dus niet puur om technische vaardigheden met betrekking tot het gebruik van SAP, maar om samenwerken.
Zoals de aanwezige cartoonist mooi vastlegde: Het is toch van de zotte! Je gaat toch ook niet met een koffer sjouwen als deze wieltjes heeft? Waarom laat je SAP dan niet voor je werken?
Uit de gesprekken bleek wel heel duidelijk dat de mensen meer wilden weten. “Need to know more?” werd dan ook het thema van het verandertraject. We startten met een serie aan workshops. Nog steeds geen technische SAP trainingen, maar proces denken. Een van de sessies heette “Where I fit in”. Mensen werden uitgenodigd voor de workshop met een aantal magneetjes met daarop hun eigen foto. Tijdens de sessie vroegen we hen deze in het proces te plaatsen.
Hierdoor ontstond het inzicht:
Het gaat niet om SAP, maar het gaat om ons, hoe wij als collega’s samenwerken.
Ze zagen hun rol in het proces, de impact op collega’s als je iets wel of niet deed in het proces. Om het geheel nog een stap verder te brengen startten we met drie interventies:
- Gaming: Aan de hand van serious gaming verder het proces in SAP illustreren en doen doorgronden
- Coaching: Mensen één op één helpen om hen stap voor stap op weg te helpen met het gebruik van SAP en bepaalde basisinstellingen goed te zetten
- Data visualisatie: Het draaien van queries in SAP om erachter te komen wat de status van het proces was, ging voor veel mensen te ver. Daarom ontwikkelden we een poster met daarop een visualisatie van het proces en de data. Deze A0 poster werd wekelijks geupdate en hing in de gang. Hierdoor ontstond een data gedreven gesprek als startpunt voor verbeteringen. Later is deze poster vervangen door een online KPIportal.
Evaluatie: After Action Review
In samenwerking met Kessels en Smit, the learning company hebben we vervolgens een “evaluatie” gedaan. Dit waren ‘razende reporter’ interviews waarvan we de resultaten aan de hand poster presentaties hebben teruggekoppeld en gedeeld om zo de dialoog voort te zetten.
Verdere analyse van deze resultaten leverden het volgende model op:
Doordat het allemaal om mensen draaide (bijvoorbeeld beginnen met echt luisteren in plaats van nog meer “knoppenkennis” over SAP) is er een zichzelf versterkende cirkel ontstaan:
- Mensen zien SAP als tool die hen ondersteund in hun werk
- Ze krijgen de juiste informatie uit SAP
- Ze begrijpen het belang van SAP
Dit ontstaat niet zomaar. Hier lagen vijf factoren aan ten grondslag (met daarachter weer diverse elementen):
- We hadden actieve steun van het management
- We werkten systematisch met zorgvuldige voorbereiding
- We hadden een sterk team
- We kenden een ‘leer gerichte’ aanpak
- We geloofden allemaal dat het om mensen draait
En verder?
Het gehele proces had veel raakvlakken met TheoryU en achteraf gezien hebben we alle fases van het U-proces doorgemaakt.
Samen met Marloes de Jong, onderzoekster bij Kessels & Smit heb ik een artikel geschreven over de Den Helder Showcase, “How about U?”. Het gaat ondermeer over team-authenticiteit en aanstekelijk enthousiasme. Het artikel is in het Engels geschreven in verband met de samenwerking met Otto Scharmer.
Daarnaast heb ik samen met Jurry Swart, destijds projectleider bij Shell en nu ondernemer vanuit Equitans diverse presentaties en gastcolleges gegeven. Bijvoorbeeld:
- Presentatie Den Helder showcase voor community of practice TheoryU NL
- Presentatie voor de Orde van Organisatie Adviseurs (OOA): Van Theory (U) naar een lerende organisatie
De tijdens de Den Helder Showcase ontwikkelde KPIportal wordt nog steeds gebruikt bij Shell en wordt continu doorontwikkeld.